Wie Sie Digify und HubSpot über Zapier integrieren, um Dateien sicher zu versenden

In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie Digify und HubSpot mithilfe von Zapier
integrieren können, um den sicheren Dateiaustausch zu automatisieren und Ihre Vertriebsprozesse zu verbessern. Wenn ein neuer Lead in HubSpot erstellt wird, sendet die Integration automatisch eine Datei auf sicherem Weg über Digify. Sobald der Lead die Datei in Digify ansieht, wird der Status in HubSpot aktualisiert. Sie können auch die Workflow-Funktionen von HubSpot nutzen, um Vertriebsaufgaben zu automatisieren, das Engagement zu verfolgen und das Anzeigeverhalten von Dateien zu analysieren.

Diese Einrichtung ist ideal für Vertriebsteams, die Folgendes wollen:

Automatisierung des sicheren Dateiaustauschs mit Interessenten und Leads.
Verfolgen der Dateibeteiligung in Echtzeit, um das Interesse von Leads zu verstehen.
Die Nachverfolgung von Leads verbessern, indem Aktionen ausgelöst werden, wenn Dateien angesehen werden.
Verbesserung der Vertriebsabläufe durch Synchronisierung wichtiger Vertriebsdokumentaktivitäten mit Ihrem CRM.

Schritt 1: Richten Sie ein Zapier-Konto ein (falls noch nicht geschehen)

Gehen Sie zu Zapier und erstellen Sie ein kostenloses Konto oder melden Sie sich bei Ihrem bestehenden Konto an.
Klicken Sie im Dashboard auf Zap erstellen, um mit der Erstellung der Automatisierung zu beginnen.

Schritt 2: Sicheres Senden von Dateien an neu erstellte Kontakte in HubSpot

Auslöser: Neuer Kontakt in HubSpot

Wählen Sie Trigger App: Suchen Sie in Zapier nach HubSpot und wählen Sie es aus.
Trigger-Ereignis auswählen: Wählen Sie „Neuer Kontakt“ als Auslöseereignis. Dies bedeutet, dass der Zap gestartet wird, wenn ein neuer Kontakt in HubSpot erstellt wird.
Verbinden Sie Ihr HubSpot-Konto: Melden Sie sich bei Ihrem HubSpot-Konto an und autorisieren Sie den Zapier-Zugriff.
Passen Sie die Lead-Daten an: Wählen Sie die HubSpot-Felder aus, die Sie überwachen möchten (z. B. Lead-Name, E-Mail-Adresse oder Geschäftsphase).

Aktion: Datei in Dokumentensicherheit senden

Wählen Sie Action App: Suchen Sie nach Digify und wählen Sie es aus.
Wählen Sie Action Event: Wählen Sie Datei senden in Dokumentensicherheit als Aktionsereignis.
Verbinden Sie Ihr Digify-Konto: Melden Sie sich bei Ihrem Digify-Konto an und autorisieren Sie den Zapier-Zugriff.
Optionen für den Dateiversand anpassen:
1. Wählen Sie das Verkaufsdokument oder die Datei, die Sie versenden möchten (z. B. ein Preisblatt, ein Angebot oder ein Demo-Video).
2. Geben Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers an, indem Sie die E-Mail-Adresse des Leads aus HubSpot zuordnen.
3. Konfigurieren Sie die Sicherheitseinstellungen für die Datei, wie z. B. die Beschränkung auf die von mir angegebenen Personen, das Hinzufügen von Druckzahlen und/oder das Hinzufügen eines Wasserzeichens.

Schritt 3: Synchronisierung des Digify-Dateianzeigestatus mit HubSpot

Auslösen: Neue Dateiansicht für gesendete Dateien

Fügen Sie einen zweiten Auslöser hinzu: Fügen Sie in Zapier einen weiteren Trigger hinzu, indem Sie Digify als Trigger-App auswählen.
Wählen Sie Auslöser-Ereignis: Wählen Sie Neue Dateiansicht für gesendete Dateien als Auslöseereignis. Dies wird ausgelöst, wenn ein Lead die Datei ansieht.
Passen Sie den Dateianzeigestatus an: Ordnen Sie die entsprechenden Datei- und Kontaktdaten zu, um sicherzustellen, dass der richtige Kontakt in HubSpot aktualisiert wird.

Aktion: Kontakt in HubSpot aktualisieren

Wählen Sie Action App: Wählen Sie erneut HubSpot als Aktions-App.
Wählen Sie Action Event: Wählen Sie Kontakt aktualisieren als Aktionsereignis.
Daten zuordnen: Ordnen Sie die Informationen zur Dateiansicht (z. B. den Status der Dateiansicht oder den Zeitstempel) den entsprechenden Kontaktfeldern in HubSpot zu. Sie können diese Daten verwenden, um den Kontakt in eine neue Geschäftsphase zu verschieben oder seinen Engagement Score zu aktualisieren.

Schritt 4: Automatisieren Sie das Vertriebs-Follow-up und die Analysen in HubSpot

Jetzt, da Ihr Lead-Status beim Anzeigen der Datei aktualisiert wird, können Sie in HubSpot automatisierte Aktionen und Analysen einrichten, um Ihren Vertriebsprozess zu verbessern. Hier sind einige nützliche Optionen:

HubSpot Workflow-Automatisierung: Verwenden Sie die Workflow-Funktion von HubSpot, um automatisch Folgeaufgaben für Ihr Vertriebsteam zu erstellen, wenn ein Lead eine Datei ansieht. Zum Beispiel:
- Aufgabe: Erstellen Sie eine Aufgabe, um eine Follow-up-E-Mail zu senden oder einen Anruf zu planen, nachdem ein Lead das Angebot angesehen hat.
- Geschäftsphase: Verschieben Sie den Lead automatisch in die nächste Stufe Ihrer Vertriebs-Pipeline (z. B. von „Interessiert“ zu „Engagiert“).
Analytische Berichterstattung: Verwenden Sie die Reporting-Tools von HubSpot, um zu verfolgen, wie viele Leads sich mit den über Digify gesendeten Dateien beschäftigen.
- Verfolgen Sie den Prozentsatz der Leads, die sich die Dateien angesehen haben, welche Dateien das meiste Engagement erzeugen und wie viel Zeit mit dem Ansehen jeder Datei verbracht wurde.
- Erstellen Sie Berichte, die Ihrem Vertriebsteam dabei helfen, zu verstehen, welche Inhalte bei den Leads auf Resonanz stoßen, und nutzen Sie diese Daten, um Ihr Verkaufsgespräch oder Ihre Inhaltsstrategie zu verfeinern.

Schritt 5: Testen Sie die Integration

Sobald alle Schritte eingerichtet sind, klicken Sie auf Testen, um sicherzustellen, dass die Integration wie erwartet funktioniert.
Wenn der Test erfolgreich war, erhält jeder neue Lead, der in HubSpot erstellt wird, automatisch eine sichere Datei über Digify, und HubSpot wird aktualisiert, wenn der Lead die Datei ansieht.

Fazit

Durch die Integration von Digify und HubSpot über Zapier kann Ihr Vertriebsteam die sichere Dateifreigabe automatisieren, die Nachverfolgung rationalisieren und die Dateiinteraktion mit Interessenten und Leads verfolgen. Dies spart nicht nur Zeit, sondern bietet auch wertvolle Einblicke in das Verhalten von Leads. So kann Ihr Team die am stärksten engagierten Interessenten priorisieren, die Kommunikation verbessern und Geschäfte schneller abschließen.

Sie können diese Integration mit erweiterten Workflows erweitern, z. B. um Leads automatisch durch die Vertriebskette zu leiten, Aufgaben für Ihr Team zu erstellen oder benutzerdefinierte Berichte über die Nutzung von Dokumenten zu erstellen, um strategische Entscheidungen zu treffen.

Die Übersetzungen werden von einer künstlichen Intelligenz erstellt und können Ungenauigkeiten enthalten.