Comment intégrer Digify et HubSpot via Zapier pour envoyer des fichiers en toute sécurité

Ce guide vous montrera comment intégrer Digify et HubSpot à l'aide de Zapier pour automatiser le partage sécurisé de fichiers et améliorer vos processus de vente. Lorsqu'un nouveau lead est créé dans HubSpot, l'intégration envoie automatiquement un fichier sécurisé via Digify. Une fois que le client potentiel aura consulté le fichier dans Digify, le statut sera mis à jour dans HubSpot. Vous pouvez également exploiter les fonctionnalités de workflow de HubSpot pour automatiser les tâches de vente, suivre l'engagement et analyser le comportement de consultation des fichiers.

Cette configuration est idéale pour les équipes de vente qui souhaitent

Automatiser le partage sécurisé de fichiers avec les prospects et les clients potentiels.
Suivre l'engagement des fichiers en temps réel pour comprendre l'intérêt des prospects.
Améliorer le suivi des prospects en déclenchant des actions lorsque des fichiers sont consultés.
Améliorer les flux de travail des commerciaux en synchronisant les activités liées aux documents de vente importants avec votre CRM.

Étape 1 : Créer un compte Zapier (si ce n'est pas déjà fait)

Rendez-vous sur le site de Zapier et créez un compte gratuit ou connectez-vous à votre compte existant.
Dans le tableau de bord, cliquez sur Créer un Zap pour commencer à créer l'automatisation.

Etape 2 : Envoyer un fichier de manière sécurisée à des contacts nouvellement créés dans HubSpot

Déclencheur : Nouveau contact dans HubSpot

Choisissez Trigger App : Dans Zapier, recherchez HubSpot et sélectionnez-le.
Sélectionnez l'événement déclencheur : Choisissez Nouveau contact comme événement déclencheur. Cela signifie que le Zap démarrera lorsqu'un nouveau contact sera créé dans HubSpot.
Connectez votre compte HubSpot : Connectez-vous à votre compte HubSpot et autorisez l'accès à Zapier.
Personnalisez les données du lead : Sélectionnez les champs HubSpot que vous souhaitez surveiller (tels que le nom du lead, l'adresse e-mail ou l'étape de la transaction).

Action : Envoyer un fichier dans Document Security

Choisissez Action App : Recherchez Digify et sélectionnez-la.
Sélectionnez Action Event : Choisissez Send File in Document Security comme événement d'action.
Connectez votre compte Digify : Connectez-vous à votre compte Digify et autorisez l'accès à Zapier.
Personnaliser les options d'envoi de fichier :
1. Choisissez le document de vente ou le fichier que vous souhaitez envoyer (par exemple, une fiche de prix, une proposition ou une vidéo de démonstration).
2. Spécifiez l'adresse email du destinataire en mappant l'adresse email du lead depuis HubSpot.
3. Configurez les paramètres de sécurité du fichier, par exemple en le réservant aux personnes que j'ai spécifiées, en ajoutant des comptes d'impression et/ou en ajoutant un filigrane.

Étape 3 : Synchroniser le statut de visualisation des fichiers Digify avec HubSpot

Déclencheur : Nouvelle vue des fichiers envoyés

Ajoutez un deuxième déclencheur : Dans Zapier, ajoutez un autre déclencheur en sélectionnant Digify comme application de déclenchement.
Sélectionnez Trigger Event : Choisissez New File view for sent Files comme événement déclencheur. L'événement se déclenche lorsqu'un prospect consulte le fichier.
Personnaliser le statut de visualisation du fichier : Mettez en correspondance le fichier approprié et les données du contact pour vous assurer que le bon contact est mis à jour dans HubSpot.

Action : Mettre à jour le contact dans HubSpot

Choisissez l'application d'action : Sélectionnez à nouveau HubSpot comme application d'action.
Sélectionnez l'événement d'action : Choisissez Update Contact comme événement d'action.
Mapper les données : Mettez en correspondance les informations de visualisation du fichier (telles que le statut du fichier consulté ou l'horodatage) avec les champs pertinents du contact dans HubSpot. Vous pouvez utiliser ces données pour déplacer le contact vers une nouvelle étape de l'affaire ou mettre à jour son score d'engagement.

Etape 4 : Automatiser le suivi des ventes et l'analyse dans HubSpot

Maintenant que le statut de votre lead est mis à jour lorsque le fichier est consulté, vous pouvez mettre en place des actions automatisées et des analyses dans HubSpot pour améliorer votre processus de vente. Voici quelques options utiles :

Automatisation du flux de travail HubSpot : Utilisez la fonction de workflow de HubSpot pour créer automatiquement des tâches de suivi pour votre équipe de vente lorsqu'un prospect consulte un fichier. Par exemple :
- Tâche : Créez une tâche pour envoyer un email de suivi ou planifier un appel après qu'un prospect ait consulté la proposition.
- Étape de l'offre : Faites passer automatiquement le prospect à l'étape suivante de votre pipeline de vente (par exemple, de « Intéressé » à « Engagé »).
Rapports analytiques : Utilisez les outils de reporting de HubSpot pour savoir combien de clients potentiels s'intéressent aux fichiers envoyés par Digify.
- Suivez le pourcentage de prospects qui ont consulté les fichiers, les fichiers qui suscitent le plus d'engagement et le temps passé à consulter chaque fichier.
- Créez des rapports pour aider votre équipe de vente à comprendre quel contenu trouve un écho auprès des prospects et utilisez ces données pour affiner votre argumentaire de vente ou votre stratégie de contenu.

Étape 5 : Tester l'intégration

Une fois toutes les étapes configurées, cliquez sur Test pour vous assurer que l'intégration fonctionne comme prévu.
Si c'est le cas, chaque nouveau lead créé dans HubSpot recevra automatiquement un fichier sécurisé via Digify, et HubSpot sera mis à jour lorsque le lead consultera le fichier.

Conclusion

En intégrant Digify et HubSpot via Zapier, votre équipe de vente peut automatiser le partage de fichiers sécurisés, rationaliser les suivis et suivre l'engagement des fichiers avec les prospects et les clients potentiels. Cela permet non seulement de gagner du temps, mais aussi d'obtenir des informations précieuses sur le comportement des prospects, ce qui permet à votre équipe de donner la priorité aux prospects les plus engagés, d'améliorer la communication et de conclure des affaires plus rapidement.

Vous pouvez étendre cette intégration avec des flux de travail plus avancés, tels que le déplacement automatique des prospects dans le pipeline de vente, la création de tâches pour votre équipe ou la génération de rapports personnalisés sur l'engagement des documents afin de favoriser la prise de décision stratégique.

Les traductions sont générées par une intelligence artificielle et peuvent contenir des inexactitudes.