Zapierを使ってDigifyとHubSpotを統合し、安全にファイルを送信する方法

このガイドでは、Zapierを使用してDigifyとHubSpotを統合し、安全なファイル共有を自動化して営業プロセスを強化する方法をご紹介します。HubSpotで新規リードが作成されると、統合により自動的にDigify経由でセキュアにファイルが送信されます。リードがDigifyでファイルを閲覧すると、ステータスがHubSpotで更新されます。また、HubSpotのワークフロー機能を活用して、営業タスクの自動化、エンゲージメントの追跡、ファイル閲覧行動の分析を行うこともできます。

このセットアップは、次のような営業チームに最適です：

見込み客やリードとの安全なファイル共有を自動化。
リードの関心を把握するため、ファイルの閲覧状況をリアルタイムで追跡。
ファイル閲覧時にアクションをトリガーすることで、リードのフォローアップを強化します。
重要な営業ドキュメントのアクティビティをCRMと同期することで、営業ワークフローを改善します。

ステップ1: Zapierアカウントをセットアップする（まだセットアップしていない場合）

Zapierにアクセスし、無料アカウントを作成するか、既存のアカウントにログインします。
ダッシュボードで、Create Zapをクリックし、自動化の作成を開始する。

ステップ2： HubSpotで新規作成した連絡先にファイルを安全に送信する

トリガー HubSpotの新規連絡先

トリガーアプリを選択します： ZapierでHubSpotを検索し、選択します。

トリガーイベントを選択します：トリガーイベントとして「New Contact」を選択します。これは、HubSpotで新しいコンタクトが作成されたときにZapが開始されることを意味します。

HubSpotアカウントに接続します： HubSpotアカウントにログインし、Zapierへのアクセスを許可します。

リードデータをカスタマイズします：監視したいHubSpotのフィールド（リード名、メールアドレス、ディールステージなど）を選択します。

アクションを実行します：ドキュメントセキュリティでファイルを送信

アクションアプリを選択します： Digifyを検索して選択します。
アクションイベントを選択します：アクションイベントとして[ドキュメントセキュリティでファイルを送信]を選択します。
Digifyアカウントに接続します： Digifyアカウントにログインし、Zapierへのアクセスを許可します。
ファイル送信オプションをカスタマイズします：
- 送信したい営業文書やファイル（プライシングシート、提案書、デモビデオなど）を選択します。
- HubSpotからリードのメールアドレスをマッピングして、受信者のメールアドレスを指定します。
- ファイルのセキュリティ設定（例：指定した人だけに送信、印刷回数の追加、透かしの追加など）を行います。

ステップ 3: Digifyのファイル閲覧状況をHubSpotに同期する

トリガー送信されたファイルの新しいファイルビュー

2つ目のトリガーを追加します： Zapierで、トリガーアプリとしてDigifyを選択し、別のトリガーを追加します。
トリガーイベントを選択します：トリガーイベントとして、[送信済みファイルの新規ファイル表示]を選択します。これは、リードがファイルを閲覧したときにトリガーされます。
ファイル閲覧ステータスをカスタマイズします：適切なファイルとコンタクトデータをマッピングして、正しいコンタクトがHubSpotで更新されるようにします。

アクション HubSpotでコンタクトを更新する

アクションアプリを選択します：アクションアプリとしてHubSpotを再度選択します。
アクションイベントを選択します：アクションイベントとしてUpdate Contactを選択します。
データをマップします：ファイルの閲覧情報（ファイルの閲覧状況やタイムスタンプなど）をHubSpotの関連するコンタクトフィールドにマッピングします。このデータを使って、コンタクトを新しい商談ステージに移動させたり、エンゲージメントスコアを更新したりできます。

ステップ4: HubSpotで営業フォローアップと分析を自動化する

ファイルを閲覧するとリードのステータスが更新されるようになったので、HubSpotで自動アクションと分析を設定して、営業プロセスを強化できます。便利なオプションをいくつかご紹介します：

HubSpotワークフローの自動化： HubSpotのワークフロー機能を使えば、リードがファイルを閲覧した際に営業チームのフォローアップタスクを自動的に作成できます。例えば次のようなものです：
- タスク：リードが提案書を閲覧した後、フォローアップメールを送信したり、電話のスケジュールを設定したりするタスクを作成します。
- 商談ステージリードを営業パイプラインの次のステージに自動的に移動させます（例：「興味あり」から「商談中」へ）。
分析レポート： HubSpotのレポートツールを使用して、Digify経由で送信されたファイルにどれだけのリードが関与しているかを追跡します。
- ファイルを閲覧したリードの割合、どのファイルが最もエンゲージメントを高めたか、各ファイルの閲覧に費やした時間を追跡します。
- 営業チームが、どのコンテンツがリードの心に響いているのかを理解し、このデータを使って営業トークやコンテンツ戦略を改善するのに役立つレポートを作成します。

ステップ5：統合のテスト

すべてのステップの設定が完了したら、[テスト]をクリックして統合が期待通りに機能することを確認します。
成功すると、HubSpotで新規作成されたリードはすべて、Digify経由で安全なファイルを自動的に受信し、リードがファイルを閲覧するとHubSpotが更新されます。

結論

Zapierを介してDigifyとHubSpotを統合することで、営業チームは安全なファイル共有を自動化し、フォローアップを合理化し、見込み客やリードとのファイルのエンゲージメントを追跡することができます。これは時間の節約になるだけでなく、リードの行動に関する貴重な洞察を提供し、チームが最もエンゲージメントの高い見込み客に優先順位を付け、コミュニケーションを強化し、より早く取引を成立させることを可能にします。

この統合を、より高度なワークフローに拡張することもできます。たとえば、リードを営業パイプラインに自動的に移動させたり、チームのタスクを作成したり、戦略的な意思決定を促進するためにドキュメントのエンゲージメントに関するカスタムレポートを作成したりすることができます。

翻訳は人工知能によって生成され、不正確な場合があります。