Lorsqu'elles sont activées dans une salle de données, les conditions d'accès sont un ensemble de conditions que les invités doivent accepter avant d'être autorisés à entrer dans la salle de données.

Semblables à un accord de non-divulgation, les conditions d'accès permettent aux propriétaires de salles de données de protéger les informations relatives à la propriété intellectuelle et les secrets commerciaux.

Les conditions d'accès peuvent être utilisées pour définir la confidentialité des fichiers d'une salle de données et exiger des invités de la salle de données qu'ils acceptent de ne pas divulguer les informations couvertes par les conditions.

Si vous avez besoin d'un modèle de conditions d'accès, veuillez consulter cet article.

Pour activer les conditions d'accès lors de la création d'un espace de données, vous avez deux possibilités :

Vous aurez également la possibilité de cocher la case Notifier le propriétaire et les copropriétaires après que chaque invité ait accepté les conditions. Cochez cette case si vous souhaitez qu'une notification par e-mail soit envoyée au propriétaire et aux copropriétaires de la data room lorsqu'un invité accepte les conditions d'accès.

Une fois les conditions d'accès activées, les invités de la data room doivent accepter les conditions avant de pouvoir entrer dans la data room.

Pour activer ou désactiver les conditions d'accès à un espace de données déjà créé, procédez comme suit.

Étape 1 : Entrez dans la data room. Cliquez sur Paramètres dans le coin supérieur droit.

Étape 2 : Vous serez dirigé vers la page Paramètres de la salle de données. Sous Conditions d'accès, sélectionnez "Utiliser les conditions de l'organisation", "Utiliser les conditions personnalisées" ou "Désactivé".

Étape 3 : Une fois cette sélection effectuée, faites défiler l'écran vers le bas et cliquez sur le bouton Enregistrer.

Lors de la création d'un espace de données, les membres d'une équipe peuvent utiliser les termes de leur organisation pour les conditions d'accès à l'espace de données. Seuls les administrateurs de l'équipe peuvent modifier les conditions d'organisation.

Lorsqu'un administrateur modifie les conditions d'organisation, celles-ci s'appliquent à tous les fichiers envoyés et à tous les espaces de données pour lesquels l'option "Utiliser les conditions d'organisation" permet d'activer les conditions d'accès. Les destinataires et les invités de ces fichiers envoyés et de ces salles de données devront à nouveau accepter les dernières conditions de l'organisation, même s'ils avaient déjà accepté les conditions antérieures de l'organisation.

Si vous êtes administrateur et que vous souhaitez modifier vos conditions d'organisation, procédez comme suit.

Étape 1 : Depuis votre tableau de bord, cliquez sur votre nom ou votre avatar dans le coin supérieur droit. Dans le menu déroulant, sélectionnez Paramètres d'administration.

Étape 2 : Vous serez dirigé vers la page Paramètres d'administration. Sous Admin, recherchez TERMES D'ACCÈS - Conditions d'organisation.

Étape 3 : Sous l'onglet Admin, accédez aux conditions d'accès. Sous Conditions d'organisation, vous pouvez modifier le champ comme vous le souhaitez.

Étape 4 : Une fois que vous avez terminé, cliquez sur le bouton Enregistrer.

Les propriétaires de data room peuvent modifier les conditions d'accès personnalisées de leur data room à tout moment. Les modifications apportées seront appliquées immédiatement.

Lorsque les conditions personnalisées sont modifiées, les invités devront à nouveau accepter les dernières conditions de l'organisation, même s'ils avaient déjà accepté des conditions personnalisées antérieures.

Si vous êtes le propriétaire ou le copropriétaire de la salle de données, suivez les étapes suivantes pour modifier les conditions personnalisées de votre salle de données.

Étape 1 : Entrez dans la salle de données. Cliquez sur Paramètres dans le coin supérieur droit.

Étape 2 : Vous serez dirigé vers la page Paramètres de la salle de données. Sous Conditions d'accès, vous pouvez modifier les conditions personnalisées.

Étape 3 : Une fois que vous avez terminé, faites défiler la page jusqu'en bas et cliquez sur le bouton Enregistrer.

Lorsqu'un membre d'une équipe Digify crée un espace de données, il peut activer les conditions d'accès à l'espace de données en utilisant les conditions de son organisation ou des conditions personnalisées qu'il aura lui-même définies.

Si vous êtes administrateur et que vous souhaitez que vos membres ne puissent utiliser que les termes de votre organisation lorsque les conditions d'accès sont activées, vous pouvez désactiver les termes personnalisés pour votre équipe.

Étape 1 : Dans votre tableau de bord, cliquez sur votre nom ou votre avatar. Dans le menu déroulant, sélectionnez Paramètres d'administration.

Étape 2 : Vous serez dirigé vers la page Paramètres d'administration. Sous Admin, recherchez la section CONDITIONS D'ACCÈS.

Étape 3 : sous Conditions personnalisées (salles de données uniquement), cliquez sur le bouton Désactiver les conditions personnalisées.

Étape 4 : Une fenêtre contextuelle apparaît. Cliquez sur le bouton Confirmer.

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