Lorsque vous envoyez des fichiers avec Document Security à un destinataire qui n'a pas de compte Digify, le destinataire aura la possibilité de créer un compte gratuit (anciennement connu sous le nom de compte de visualisation gratuit), comme le montre ce pop-up :
❗ Note : Ceci ne s'applique pas aux salles de données. Pour que votre destinataire puisse visualiser des fichiers dans une salle de données, il doit d'abord être ajouté en tant qu'invité de la salle de données. Si le destinataire est nouveau sur Digify, il doit créer un compte gratuit pour que les fonctions de sécurité et de suivi de la data room fonctionnent correctement. En savoir plus |
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Pourquoi devrais-je donner à mes destinataires la possibilité de créer un compte gratuit ?
Avec un compte gratuit, votre destinataire pourra faire ce qui suit :
Accéder au fichier (et à tous les autres fichiers qui leur ont été envoyés par Digify) en se connectant à leur compte Digify, au lieu d'entrer un code de vérification par e-mail à chaque fois qu'ils veulent accéder à un fichier.
Consulter une liste consolidée des fichiers qui leur ont été envoyés à l'aide de Digify
Accéder à toutes les salles de données où ils ont été ajoutés en tant qu'invités, étant donné qu'un compte est toujours nécessaire pour accéder aux salles de données sur Digify à des fins de sécurité et de suivi.
Que faire si je ne veux pas donner à mes destinataires la possibilité de créer un compte gratuit ?
Si vous êtes l'administrateur de votre plan Digify, vous pouvez désactiver l'affichage du pop-up ci-dessus. Cela supprimera l'option permettant à vos destinataires de créer un compte gratuit sur Digify.
Cependant, veuillez noter qu'en désactivant cette fonction :
Le destinataire de votre fichier devra vérifier son identité à l'aide de codes de vérification uniques par courriel chaque fois qu'il accède au fichier. Cela peut entraîner des désagréments pour votre destinataire, car il devra à chaque fois vérifier son courrier électronique pour obtenir le code de vérification.
Vous supprimerez l'option permettant aux destinataires des fichiers de créer un compte gratuit pour l'ensemble de votre équipe Digify, car il s'agit d'un paramètre universel qui s'applique à l'ensemble de votre équipe.
Comment activer/désactiver la fenêtre pop-up demandant aux destinataires de fichiers de créer un compte gratuit ?
Étape 1 : Depuis votre tableau de bord, trouvez votre nom et votre avatar en haut à droite et cliquez dessus. Dans le menu déroulant, sélectionnez Paramètres d'administration.
Si vous ne voyez pas Paramètres administratifs dans le menu déroulant, cela signifie que vous n'êtes pas l'administrateur de votre plan Digify et que vous ne pouvez pas désactiver la fenêtre contextuelle. Veuillez contacter l'administrateur de votre équipe.
Étape 2 : Dans la page Paramètres d'administration, recherchez la rubrique SÉCURITÉ DU DOC et cliquez dessus.
Étape 3 : Sous Création de compte pour les destinataires de dossiers, cliquez sur le bouton Désactiver la création gratuite de compte ou Activer la création gratuite de compte.
Étape 4 : Une fenêtre contextuelle apparaît, vous demandant de confirmer la désactivation de la création gratuite de comptes. Pour continuer, cliquez sur le bouton Désactiver l'invite ou Activer l'invite.
❗ Remarque : ce paramètre ne s'applique pas aux salles de données. Pour que votre destinataire puisse consulter les fichiers d'une salle de données, il doit d'abord être ajouté en tant qu'invité de la salle de données. Si le destinataire est nouveau dans Digify, il doit créer un compte gratuit pour que les fonctions de sécurité et de suivi de la salle de données fonctionnent correctement. En savoir plus |
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