Vous pouvez utiliser les conditions d'accès pour exiger de vos destinataires qu'ils acceptent une série de conditions avant de pouvoir consulter vos fichiers.
Cette fonction peut être utilisée pour promulguer un accord de non-divulgation afin d'empêcher vos destinataires de partager des informations sans votre autorisation.
En fonction des paramètres d'accès à votre fichier, vos destinataires peuvent être tenus d'accepter les conditions d'accès une seule fois ou à chaque fois qu'ils accèdent à votre fichier.
Fonctionnement des conditions d'accès en fonction des différents paramètres d'accès
Si l'accès à votre fichier est réglé sur :
Seules les personnes que je spécifie (vérification e-mail)
Seules les personnes que je spécifie (liens personnels en un clic)
Seules les personnes provenant des domaines de messagerie que je spécifie
Personne avec lien ou fichier (vérification e-mail)
Votre destinataire devra alors effectuer les opérations suivantes avant de pouvoir consulter votre fichier.
Vérifier son adresse électronique après avoir cliqué sur le lien vers le fichier envoyé.
Accepter les conditions d'accès une fois. Une fois l'acceptation obtenue, le destinataire recevra un courrier électronique contenant les conditions juridiques convenues. Les conditions d'accès n'apparaîtront plus pour ce destinataire puisqu'il a déjà accepté les conditions juridiquement contraignantes.
Si l'accès à votre fichier est défini sur « Personne avec lien (sans vérification e-mail) » :
Vos destinataires ne sont pas tenus de vérifier leur adresse électronique. Le système ne peut donc pas valider les adresses électroniques des destinataires.
Par conséquent, chaque destinataire devra toujours accepter les conditions d'accès chaque fois qu'il accède au fichier. Dans ce cas, les conditions d'accès seront fournies en tant qu'avis juridique récurrent. Elles ne doivent pas être considérées comme un accord juridiquement contraignant.
En voici un résumé :
Access | Obligation d'accepter les Conditions d'accès | Courriel pour Conditions d'accès | Statistiques |
Seules les personnes que je spécifie (vérification e-mail), seules les personnes que je spécifie (liens personnels en un clic), seules les personnes provenant des domaines de messagerie que je spécifie, personne avec lien ou fichier (vérification e-mail) | Seulement la première fois pour chaque destinataire | Oui | Oui |
Personne avec lien (sans vérification e-mail) | Toujours requis à chaque accès au fichier | Non | Non |
Si vous souhaitez disposer de conditions d'accès juridiquement contraignantes, nous vous recommandons de définir l'accès à votre fichier sur un paramètre qui nécessite une vérification e-mail (c'est-à-dire uniquement les personnes que je spécifie (vérification e-mail), uniquement les personnes provenant des domaines spécifiés ou personne avec lien ou le fichier (vérification e-mail)).
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