Als Inhaber eines Datenraums möchten Sie möglicherweise verschiedenen Gruppen von Investoren je nach Fortschritt Ihrer Due-Diligence-Prüfung unterschiedliche Zugangsstufen gewähren.

Im Laufe dieses Prozesses kann es auch erforderlich sein, einigen Investoren eine höhere Zugriffsstufe zu gewähren oder ihre Zugriffsstufe entsprechend zu senken.

Durch die Kombination von granularen Berechtigungen und Gruppen können Sie für verschiedene Investoren unterschiedliche Zugriffsebenen auf Ihren Datenraum einrichten, ohne mehrere Datenräume erstellen zu müssen.

Liste der Inhalte

Wie Sie verschiedene Zugriffsebenen für Ihren Datenraum erstellen
Wie Sie Gäste in eine andere Gruppe verschieben können

Wie Sie verschiedene Zugriffsebenen für Ihren Datenraum einrichten

Sie müssen der Inhaber des Datenraums sein, um diese Schritte ausführen zu können.

Schritt 1: Erstellen Sie einen Datenraum

💡 Hinweis: Wenn Sie bereits einen Datenraum erstellt haben, überspringen Sie diesen Schritt.

Klicken Sie in Ihrem Dashboard auf Datenraum erstellen in der linken Seitenleiste.

Wählen Sie die gewünschten Datenraumeinstellungen. (Wählen Sie unter Standard-Gastberechtigung vorerst eine beliebige Berechtigung. Sie können dies in einem späteren Schritt aktualisieren, um die Berechtigung einer Gruppe zu übernehmen).

Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche "Datenraum erstellen".

Schritt 2: Hochladen von Dateien in Ihren Datenraum

Sobald Sie den vorherigen Schritt abgeschlossen haben, werden Sie automatisch zu Ihrem neu eingerichteten Datenraum weitergeleitet. Andernfalls klicken Sie in Ihrem Dashboard in der linken Seitenleiste auf "Datenräume verwalten", um Ihren Datenraum zu betreten.

💡 Profi-Tipp: Um die Einrichtung zu beschleunigen, empfehlen wir Ihnen, Ihre Dateien auf Ihrem Computer in verschiedene Ordner zu organisieren, bevor Sie sie per Drag & Drop hochladen. Erfahren Sie mehr

Zur Veranschaulichung sehen Sie hier ein Beispiel für einen Datenraum mit Ordnern, die für drei aufsteigende Zugriffsebenen vorbereitet sind:

A sample data room with folders organized for different levels of access

Schritt 3: Erstellen von Gruppen auf der Grundlage von Zugriffsebenen

Als Nächstes richten wir Gruppen ein, um Ihre Gäste zu sortieren. In diesen Gruppen werden die verschiedenen Berechtigungen eingerichtet, die für die verschiedenen Zugriffsebenen erforderlich sind.

Klicken Sie in der oberen rechten Ecke auf GÄSTE. Klicken Sie dann in der linken Seitenleiste auf Gruppen. Um Ihre erste Datenraumgruppe zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche Gruppe erstellen.

The "GUESTS" page in a Digify virtual data room

Sie werden auf die Seite Gruppe erstellen weitergeleitet.

Geben Sie unter Gruppenname einen Namen für diese Gruppe ein. Dieser Gruppenname wird für Ihre Gäste nicht sichtbar sein.

Unter Gruppenmitglieder können Sie dieses Feld vorerst leer lassen, wenn Sie noch keine Gäste zu Ihrem Datenraum hinzugefügt haben.

Wählen Sie unter "Berechtigung" die Option "Granulare Berechtigungen". Klicken Sie dann auf "Granulare Berechtigungen bearbeiten", um die gewünschten Berechtigungen für bestimmte Ordner und Dateien für Gäste in dieser Gruppe festzulegen.

A gif showing how to create a guest group in a Digify data room

Im obigen Beispiel können Gäste der Gruppe Zugriffsstufe 1 nur Dateien in den Ordnern "Pitch deck" und "About ACME" sehen. Die anderen Ordner im Datenraum können sie nicht sehen.

Granular Permissions for "Access Level 1" group in a data room

Gäste der Gruppen "Zugriffsstufe 2" und "Zugriffsstufe 3" haben jeweils die folgenden Berechtigungen:

Granular Permissions for "Access Level 2" group in a data room

Granular Permissions for "Access Level 3" group in a data room

Wiederholen Sie diesen Schritt nach Bedarf, um Gruppen für die verschiedenen erforderlichen Zugriffsebenen zu erstellen.

Schritt 4: Hinzufügen von Gästen zu den entsprechenden Gruppen

Wenn Sie bereit sind, laden Sie Gäste in Ihren Datenraum ein und weisen Sie sie den entsprechenden Gruppen zu.

Um einen Gast hinzuzufügen, klicken Sie auf das Symbol "Gast hinzufügen" im Abschnitt DATEIEN Ihres Datenraums.

Alternativ können Sie auch zum Abschnitt GÄSTE gehen und auf die Schaltfläche "Gast hinzufügen" klicken.

Während Sie Ihre Gäste hinzufügen, können Sie sie einer bestehenden Gruppe zuordnen.

Wie man Gäste in eine andere Gruppe verschiebt

Im Laufe Ihres Projekts möchten Sie vielleicht bestimmte Gäste in eine andere Gruppe verschieben, um ihre Zugriffsstufe auf den Datenraum anzupassen. Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus.

Sie müssen der Datenraumbesitzer sein, um diese Schritte ausführen zu können.

Schritt 1: Entfernen Sie Gäste aus ihren bestehenden Gruppen

Klicken Sie in Ihrem Datenraum auf GÄSTE in der oberen rechten Ecke. Klicken Sie dann in der linken Seitenleiste auf Gruppen.

Klicken Sie auf den Namen der Gruppe, aus der Sie die Gäste entfernen möchten, um die Gruppeneinstellungen zu bearbeiten.

Unter Gruppenmitglieder entfernen Sie die Gäste aus der Gruppe, indem Sie auf das "X" neben ihrem Namen klicken. Klicken Sie anschließend auf Speichern, um die Änderungen zu bestätigen.

Schritt 2: Verschieben Sie die Gäste in ihre neue Gruppe

Klicken Sie auf den Namen der Gruppe, in die die Gäste verschoben werden sollen, um die Gruppeneinstellungen zu bearbeiten.

Fügen Sie unter Gruppenmitglieder die Gäste hinzu, die im vorherigen Schritt entfernt wurden. Klicken Sie anschließend auf Speichern, um die Änderungen zu bestätigen.

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