Les autorisations de data room sont des autorisations basées sur l'utilisation que seuls les propriétaires et copropriétaires d'une data room peuvent attribuer à leurs invités.
💡 Astuce de pro : Vous pouvez classer vos invités dans des groupes et attribuer des autorisations de data room à ces groupes au lieu de modifier les autorisations un invité à la fois. En savoir plus |
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Quelles sont les différentes permissions d'un espace de données ?
Propriétaire : Il s'agit de l'utilisateur qui a créé la data room. Il peut gérer et supprimer la salle de données. Il ne peut y avoir qu'un seul propriétaire pour chaque espace de données.
Copropriétaires* : Cette autorisation permet aux utilisateurs de gérer la salle de données, notamment de consulter les statistiques et d'inviter des personnes. L'utilisateur à qui ce rôle est attribué doit être membre du même plan que le propriétaire. Les copropriétaires ne peuvent pas supprimer de data room.
Contributeurs* : Ce rôle permet aux utilisateurs d'ajouter, de visualiser, d'imprimer et de télécharger des fichiers ou des sous-dossiers dans les dossiers accessibles. Ils pourront également renommer, remplacer, supprimer, réorganiser, déplacer et copier des fichiers ou des sous-dossiers, ainsi que restaurer des versions de fichiers.
Téléchargement (original) : Cette option permet aux utilisateurs d'afficher, d'imprimer et de télécharger les fichiers des dossiers accessibles dans leur format d'origine. Aucun filigrane n'apparaîtra dans les fichiers téléchargés, même si le filigrane dynamique est activé.
Télécharger (PDF) : Cette option permet aux utilisateurs de visualiser, d'imprimer et de télécharger les fichiers contenus dans les dossiers accessibles au format PDF. Des filigranes apparaîtront dans les fichiers téléchargés si l'option Filigrane dynamique est activée.
Imprimer : Cette option permet aux utilisateurs de visualiser et d'imprimer les fichiers contenus dans les dossiers accessibles, mais pas de les télécharger. Des filigranes apparaîtront dans les fichiers imprimés et dans la visionneuse de fichiers si l'option Filigrane dynamique est activée.
Visualiser : Cette option permet aux utilisateurs de visualiser, mais pas d'imprimer ou de télécharger les fichiers contenus dans les dossiers accessibles. Des filigranes apparaîtront dans la visionneuse de fichiers si le filigrane dynamique est activé.
Pas d'accès : Les invités ne pourront pas accéder aux fichiers ou dossiers pour lesquels ils disposent de ces autorisations. Ils ne verront pas non plus la liste de ces fichiers ou dossiers dans l'espace de données.
Pour les espaces de données créés avant le 20 août 2018 : Les autorisations de l'espace de données suivront toujours les options précédentes de copropriétaire, contributeur et spectateur ; et les autorisations d'impression et de téléchargement peuvent être gérées sous Modifier les paramètres de l'espace de données.
*Plan Pro Classique : Les plans Pro qui ont été activés avant le 12 juin 2019 n'auront pas accès aux autorisations de la salle de données telles que les copropriétaires et les contributeurs.
Comment attribuer des permissions tout en invitant des invités dans la salle de données ?
Étape 1 : Entrez dans la salle de données. Cliquez sur INVITÉS dans le coin supérieur droit.
Étape 2 : Cliquez sur le bouton Ajouter un invité.
Étape 3 : Sous Invitation, entrez l'adresse électronique de la personne que vous souhaitez inviter, puis cliquez sur Ajouter un courriel. Si vous avez plusieurs personnes à inviter, cliquez sur Bulk Invitation pour copier et coller la liste des adresses électroniques de tous les invités.
Étape 4 : sous Autorisation, sélectionnez l'autorisation qui s'appliquera à ce lot d'invités. Veillez à les regrouper en fonction du rôle que vous souhaitez leur attribuer.
Étape 5 : Sous Expiration de l'accès, vous pouvez définir une date et une heure d'expiration de leur accès à la salle de données, de sorte que ces invités ne puissent accéder à votre salle de données que pendant une période limitée. La date et l'heure sont basées sur le fuseau horaire de votre navigateur.
Etape 6 : Sous Message, vous pouvez inclure un message facultatif qui sera inclus dans l'e-mail de notification à vos invités.
Une fois que vous avez terminé, cliquez sur Ajouter et envoyer la notification. Sinon, cliquez sur Ajouter et ignorer la notification.
Comment modifier les permissions d'un invité existant dans un espace de données ?
Étape 1 : Entrez dans la salle de données. Cliquez sur INVITÉS dans le coin supérieur droit.
Étape 2 : Cliquez sur les trois points (...) de l'invité dont vous souhaitez modifier les autorisations. Dans le menu déroulant qui apparaît, sélectionnez Modifier l'invité.
Vous pouvez également faire un clic droit sur l'invité et cliquer sur Modifier l'invité.
Étape 3 : Vous serez dirigé vers la page Modifier l'invité. Sous Permission, choisissez la permission que vous voulez appliquer à cet invité.
Étape 4 : Une fois que vous avez terminé, cliquez sur le bouton Enregistrer.
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