En tant que propriétaire d'une salle de données, vous souhaiterez peut-être accorder différents niveaux d'accès à différents groupes d'investisseurs en fonction de l'avancement de votre due diligence.
Tout au long de ce processus, vous pouvez également avoir besoin de faire passer certains investisseurs à un niveau d'accès supérieur ou de réduire leur niveau d'accès en conséquence.
En combinant les autorisations granulaires et les groupes, vous pouvez créer différents niveaux d'accès à votre data room pour différents investisseurs sans avoir à créer plusieurs data rooms.
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Comment créer différents niveaux d'accès à votre data room ?
Vous devez être le propriétaire de la data room pour effectuer ces étapes.
Étape 1 : Créer une salle de données
Étape 1 : Créer une salle de données
💡 Note : Si vous avez déjà créé une salle de données, sautez cette étape.
Depuis votre tableau de bord, cliquez sur Créer une salle de données dans la barre latérale gauche.
Sélectionnez les paramètres de la salle de données que vous souhaitez. (Sous Default Guest Permission, sélectionnez pour l'instant n'importe quelle autorisation. Vous pourrez la modifier ultérieurement pour suivre l'autorisation d'un groupe).
Une fois que vous avez terminé, cliquez sur le bouton Créer une salle de données.
Étape 2 : Téléchargement des fichiers dans votre espace de données
Étape 2 : Téléchargement des fichiers dans votre espace de données
Une fois l'étape précédente terminée, vous serez automatiquement redirigé vers votre espace de données nouvellement créé. Sinon, depuis votre tableau de bord, cliquez sur Gérer les salles de données dans la barre latérale gauche pour entrer dans votre salle de données.
💡 Conseil de pro : Pour une installation plus rapide, nous vous recommandons d'organiser vos fichiers sur votre ordinateur dans leurs différents dossiers, avant de les télécharger par la méthode du glisser-déposer. En savoir plus
Pour illustrer notre propos, voici un exemple de data room dont les dossiers sont organisés en fonction de trois niveaux d'accès croissants :
Étape 3 : Créer des groupes en fonction des niveaux d'accès
Étape 3 : Créer des groupes en fonction des niveaux d'accès
Ensuite, nous allons créer des groupes pour trier vos invités. Ces groupes définiront les différentes autorisations nécessaires pour les différents niveaux d'accès.
Dans le coin supérieur droit, cliquez sur INVITÉS. Cliquez ensuite sur Groupes dans la barre latérale de gauche. Pour créer votre premier groupe de data room, cliquez sur le bouton Créer un groupe.
Vous serez dirigé vers la page Créer un groupe.
Sous Nom du groupe, saisissez un nom pour ce groupe. Ce nom ne sera pas visible par vos invités.
Sous Membres du groupe, vous pouvez laisser ce champ vide pour l'instant si vous n'avez pas encore ajouté d'invités à votre espace de travail.
Sous Permission, sélectionnez "Permissions granulaires". Cliquez ensuite sur "Modifier les autorisations granulaires" pour définir les autorisations souhaitées pour des dossiers et des fichiers spécifiques pour les invités de ce groupe.
Dans l'exemple ci-dessus, les invités du groupe de niveau d'accès 1 ne pourront consulter que les fichiers des dossiers "Pitch deck" et "About ACME". Ils ne verront pas les autres dossiers de la salle de données.
Les invités des groupes Accès niveau 2 et Accès niveau 3 auront les permissions respectives suivantes :
Répétez cette étape si nécessaire pour créer des groupes pour les différents niveaux d'accès requis.
Étape 4 : Ajouter des invités aux groupes appropriés
Étape 4 : Ajouter des invités aux groupes appropriés
Lorsque vous êtes prêt, invitez des invités dans votre espace de travail et assignez-les aux groupes appropriés.
Pour ajouter un invité, cliquez sur l'icône "Ajouter un invité" dans la section FILES de votre data room.
Vous pouvez également vous rendre dans la section GUESTS et cliquer sur le bouton Ajouter un invité.
Lors de l'ajout de vos invités, vous pouvez les assigner à un groupe existant.
Comment déplacer des invités vers un autre groupe
Au fur et à mesure de l'avancement de votre projet, il se peut que vous souhaitiez déplacer certains invités vers un autre groupe afin de modifier leur niveau d'accès à la salle de données. Pour ce faire, suivez les étapes suivantes.
Vous devez être le propriétaire de la data room pour effectuer ces étapes.
Étape 1 : Retirer les invités de leurs groupes existants
Étape 1 : Retirer les invités de leurs groupes existants
Dans votre espace de données, cliquez sur INVITÉS dans le coin supérieur droit. Cliquez ensuite sur Groupes dans la barre latérale gauche.
Cliquez sur le nom du groupe dont vous souhaitez retirer les invités pour modifier les paramètres du groupe.
Sous Membres du groupe, supprimez les invités du groupe en cliquant sur le "X" à côté de leur nom. Cliquez ensuite sur Enregistrer pour confirmer les modifications.
Étape 2 : Déplacer les invités vers leur nouveau groupe
Étape 2 : Déplacer les invités vers leur nouveau groupe
Cliquez sur le nom du groupe vers lequel les invités doivent être déplacés, pour modifier les paramètres du groupe.
Sous Membres du groupe, ajoutez les invités qui ont été supprimés à l'étape précédente. Cliquez ensuite sur Enregistrer pour confirmer les modifications.
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Les traductions sont générées par une intelligence artificielle et peuvent contenir des inexactitudes.