Come proprietario di una data room, potreste voler concedere vari livelli di accesso a diversi gruppi di investitori in base ai progressi della due diligence.
Nel corso di questo processo, potreste anche aver bisogno di spostare alcuni investitori a un livello di accesso più elevato o di ridurlo di conseguenza.
Combinando le Granular Permissions e Groups, è possibile creare diversi livelli di accesso alla sala dati per diversi investitori, senza dover creare più sale dati.
Elenco dei contenuti
Come creare diversi livelli di accesso alla propria sala dati
Per completare questi passaggi è necessario essere il proprietario della sala dati.
Fase 1: Creare una sala dati
Fase 1: Creare una sala dati
💡 Nota: se avete già creato una data room, saltate questo passaggio.
Dalla dashboard, fare clic su Create Data Room nella barra laterale sinistra.
Selezionare le impostazioni della data room desiderate. (In Default Guest Permission, selezionare per ora qualsiasi autorizzazione. È possibile aggiornarla in un secondo momento per seguire l'autorizzazione di un gruppo).
Una volta terminato, fare clic sul pulsante Create data room.
Fase 2: caricare i file nella sala dati
Fase 2: caricare i file nella sala dati
Una volta completato il passaggio precedente, verrete automaticamente reindirizzati alla vostra data room appena creata. Altrimenti, dalla vostra dashboard, fate clic su Manage Data Rooms nella barra laterale sinistra per accedere alla vostra sala dati.
💡 Suggerimento: Per una configurazione più rapida, si consiglia di organizzare i file sul computer nelle varie cartelle, prima di caricarli con il metodo drag & drop. Per saperne di più
A titolo illustrativo, ecco un esempio di data room con cartelle organizzate in preparazione per tre livelli di accesso crescenti:
Fase 3: Creare gruppi in base ai livelli di accesso
Fase 3: Creare gruppi in base ai livelli di accesso
Quindi, creiamo dei gruppi per ordinare gli ospiti. Questi gruppi definiranno le diverse autorizzazioni necessarie per i vari livelli di accesso.
Nell'angolo in alto a destra, fare clic su GUESTS. Quindi, fare clic su Groups nella barra laterale sinistra. Per creare il primo gruppo di data room, fare clic sul pulsante Create group.
Verrete indirizzati alla pagina Create Group.
In Group Name, inserire un nome per il gruppo. Il nome del gruppo non sarà visibile agli ospiti.
Alla voce Group Members, si può lasciare in bianco se non si è ancora aggiunto nessun ospite alla sala dati.
Alla voce Permission, selezionare "Granular Permissions". Quindi, fare clic su "Edit granular permissions" per impostare le autorizzazioni desiderate per cartelle e file specifici per gli ospiti di questo gruppo.
Nell'esempio precedente, gli ospiti del gruppo Access Level 1 potranno visualizzare solo i file delle cartelle "Pitch deck" e "About ACME". Non potranno vedere le altre cartelle della sala dati.
Gli ospiti dei gruppi Access Level 2 e Access Level 3 avranno le seguenti autorizzazioni:
Ripetere questo passaggio se necessario per creare gruppi per i diversi livelli di accesso richiesti.
Fase 4: Aggiungere gli ospiti ai gruppi appropriati
Fase 4: Aggiungere gli ospiti ai gruppi appropriati
Quando siete pronti, invitate gli ospiti nella vostra sala dati e assegnateli ai gruppi appropriati.
Per aggiungere un ospite, fare clic sull'icona "Add Guest" nella sezione FILES della sala dati.
In alternativa, accedere alla sezione GUESTS e fare clic sul pulsante Add guest.
Mentre si aggiungono gli ospiti, è possibile assegnarli a un gruppo esistente.
Come spostare gli ospiti in un altro gruppo
Con l'avanzare del progetto, è possibile che si desideri spostare determinati ospiti in un gruppo diverso per regolare il loro livello di accesso alla sala dati. A tale scopo, seguire i passaggi indicati di seguito.
Per completare questi passaggi è necessario essere il proprietario della sala dati.
Fase 1: Rimuovere gli ospiti dai loro gruppi esistenti
Fase 1: Rimuovere gli ospiti dai loro gruppi esistenti
Dalla sala dati, fare clic su GUESTS nell'angolo in alto a destra. Quindi, fare clic su Groups nella barra laterale sinistra.
Fare clic sul nome del gruppo da cui si desidera rimuovere gli ospiti per modificare le impostazioni del gruppo.
In Group Members, rimuovere gli ospiti dal gruppo facendo clic sulla "X" accanto al loro nome. Al termine, fare clic su Save per confermare le modifiche.
Fase 2: Spostare gli ospiti nel loro nuovo gruppo
Fase 2: Spostare gli ospiti nel loro nuovo gruppo
Fare clic sul nome del gruppo in cui gli ospiti devono essere spostati per modificare le impostazioni del gruppo.
In Group Members, aggiungere gli ospiti rimossi nel passaggio precedente. Al termine, fare clic su Save per confermare le modifiche.
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