Mit File Versioning können Sie einzelne oder mehrere bestehende Dateien in einem Datenraum durch eine neue Version dieser Dateien ersetzen.
Es gibt zwei Möglichkeiten, Dateien in einem Datenraum zu ersetzen: die klassische Methode oder eine Drag-and-Drop-Aktion.
💡 Profi-Tipp: Das Ersetzen von Dateien mit der Drag-and-Drop-Aktion ist nützlich, wenn Sie mehrere Dateien gleichzeitig ersetzen möchten. |
Hinweis: Derzeit können Video- und Audiodateien nicht ersetzt werden. Wenn Sie Video- oder Audiodateien mit neuen Versionen aktualisieren müssen, löschen Sie bitte die vorhandene Datei und laden Sie die neueste Dateiversion in den Datenraum hoch.
Liste der Inhalte
So ersetzen Sie Dateien in einem Datenraum (klassische Methode)
Schritt 1: Betreten Sie Ihren Datenraum. Vergewissern Sie sich, dass Sie sich im Bereich "Dateien" befinden (überprüfen Sie die obere rechte Ecke).
Schritt 2: Klicken Sie auf die drei Punkte (...) für die Datei, die Sie durch eine neue Version ersetzen möchten. Wählen Sie im Dropdown-Menü die Option Ersetzen.
Alternativ können Sie auch mit der rechten Maustaste auf die Datei klicken und Ersetzen wählen.
Schritt 3: Klicken Sie auf die Schaltfläche Hochladen, um eine Datei von Ihrem Computer auszuwählen. Diese Datei wird die vorhandene Datei als neue Version ersetzen.
❗ Hinweis: Um die vorhandene Datei zu ersetzen, muss die neue Dateiversion das gleiche Dateiformat haben. Wenn Sie zum Beispiel eine .doc-Datei ersetzen, muss die neue Dateiversion ebenfalls eine .doc-Datei sein. |
Unter "Dateiversionskommentar" können Sie einige Anmerkungen zur neuen Dateiversion machen. Dies ist optional.
Schritt 4: Wenn Sie fertig sind, können Sie auf die Schaltfläche "Ersetzen & Gäste benachrichtigen" klicken. Dadurch wird die vorhandene Datei durch die hochgeladene Datei ersetzt und eine E-Mail-Benachrichtigung an die Gäste Ihres Datenraums gesendet.
Andernfalls können Sie auf die Schaltfläche "Ersetzen & Benachrichtigung überspringen" klicken. Dadurch wird die vorhandene Datei ersetzt, ohne dass Ihre Gäste per E-Mail benachrichtigt werden.
So ersetzen Sie Dateien in einem Datenraum (per Drag-and-Drop)
Sie können eine einzelne Datei oder mehrere Dateien in Ihrem Datenraum durch Ziehen und Ablegen ersetzen, wenn die neue Datei denselben Namen wie die vorhandene Datei hat.
Die neue Datei wird dann als "eine neue Version der bestehenden Datei" hochgeladen. Das bedeutet, dass "die Statistiken für die bestehende Datei nicht verloren gehen".
Dies funktioniert für alle "unterstützten Dateiformate", außer für Video- und Audiodateien.
❗ Hinweis: Wenn Sie eine Video- oder Audiodatei mit demselben Namen wie eine vorhandene Video- oder Audiodatei hochladen, wird Ihre neue Datei als separate Datei mit einer Nummer als Suffix zum Dateinamen hochgeladen. Zum Beispiel wird Video.mp4 als Video (1).mp4 hochgeladen. |
Schritt 1: Betreten Sie Ihren Datenraum. Ziehen Sie die Dateien von Ihrem Computer in Ihren Datenraum. Achten Sie darauf, dass die Dateien denselben Namen haben wie die vorhandenen Dateien, die Sie ersetzen möchten. Die Dateien müssen außerdem das gleiche Dateiformat wie die vorhandenen Dateien haben.
Schritt 2: Es sollte ein Pop-up-Fenster erscheinen, das Ihnen drei Optionen bietet:
Upload abbrechen: Damit wird der gesamte Upload abgebrochen. Es werden keine Dateien hochgeladen.
Doppelte Dateien überspringen: Doppelte Dateien werden nicht hochgeladen. Alle anderen Dateien werden wie gewohnt hochgeladen.
Upload fortsetzen: Doppelte Dateien werden als neue Versionen an die Stelle der entsprechenden bestehenden Dateien gesetzt. Alle anderen Dateien werden wie gewohnt hochgeladen. (Hinweis: Wenn Sie diese Option wählen, werden doppelte Dateien, die Video- und Audioformate sind, nicht durch die entsprechenden vorhandenen Dateien ersetzt. Stattdessen werden diese Dateien separat mit einem geänderten Dateinamen hochgeladen).
Klicken Sie auf die Schaltfläche Hochladen fortsetzen.
So überprüfen Sie, ob vorhandene Dateien durch die neuen Dateien in einer neuen Version ersetzt wurden
Schritt 1: Betreten Sie den Datenraum. Klicken Sie in Ihrem Dateiverzeichnis mit der rechten Maustaste auf die Datei und wählen Sie "Versionsverlauf".
Alternativ können Sie auch auf die drei Punkte (...) neben dem Datum des Hochladens der Datei klicken und dann "Versionshistorie" wählen.
Schritt 2: Sie sollten eine Liste der Dateiversionen sehen, einschließlich des Datums und der Uhrzeit, zu der jede Version hochgeladen wurde.
Können Datenraumgäste die älteren Versionen einer Datei sehen?
Wenn der Eigentümer, Miteigentümer oder Mitwirkende des Datenraums eine Datei durch eine neue Version ersetzt hat, können die Gäste die älteren Versionen der gesendeten Datei sehen.
Dazu müssen sie im Dateibetrachter auf das ⓘ neben dem Dateinamen klicken.
Dies müssen Ihre Gäste tun, um die älteren Versionen einer Datei zu sehen:
Wenn Sie nicht möchten, dass Ihre Gäste die älteren Versionen Ihrer gesendeten Datei sehen können, empfehlen wir eine der folgenden Möglichkeiten:
Setzen Sie die veraltete Datei auf "Kein Zugriff" für Ihre Gäste und laden Sie die neue Dateiversion separat hoch. Ihre Gäste können die Datei dann nicht anzeigen oder darauf zugreifen. Die Statistiken für die Datei bleiben jedoch erhalten.
Löschen Sie die veraltete Datei und laden Sie die neue Dateiversion separat hoch. Die veraltete Datei wird dauerhaft aus dem Datenraum entfernt. Die Statistiken für die Datei gehen ebenfalls verloren.
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