L'autorisation d'invité par défaut dans les espaces de données est l'autorisation par défaut qui s'applique aux nouveaux invités qui n'ont pas d'autorisation assignée.
Il vous sera demandé de choisir une autorisation d'invité par défaut lors de la création de votre espace de données.
Si votre espace de données a déjà été créé et que vous souhaitez modifier la permission par défaut des invités, vous pouvez le faire dans les Paramètres.
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Quelles sont les différentes autorisations par défaut pour les invités ?
Pas d'accès : Les invités ne pourront pas du tout accéder à la salle de données. Vous pouvez utiliser cette autorisation par défaut pour ajouter des invités à votre espace de données, tout en limitant leur accès. En savoir plus
Visualiser : Cette autorisation permet aux invités de consulter les fichiers, mais pas de les imprimer ni de les télécharger.
Imprimer : Cette autorisation permet aux invités de visualiser et d'imprimer les fichiers, mais pas de les télécharger.
Télécharger (PDF) : Cette option permet aux visiteurs de visualiser, d'imprimer et de télécharger des fichiers au format PDF avec un filigrane dynamique (s'il est activé).
Téléchargement (original) : Cette option permet aux utilisateurs de visualiser, d'imprimer et de télécharger des fichiers dans leur format d'origine.
Contributeurs : Cette option permet aux utilisateurs d'ajouter, d'afficher, d'imprimer et de télécharger des fichiers ou des sous-dossiers. Ils pourront également renommer, remplacer, supprimer, réorganiser, déplacer et copier des fichiers ou des sous-dossiers, ainsi que restaurer des versions de fichiers.
Autorisations de groupe : Utiliser les autorisations d'un groupe sélectionné. En savoir plus sur les autorisations de groupe
Comment fonctionne l'autorisation d'invité par défaut ?
L'autorisation par défaut pour les invités entre en jeu dans les trois scénarios suivants.
Scénario 1 : Lorsque de nouveaux invités accèdent à votre espace de données sans qu'aucune autorisation ne leur ait été attribuée
Si le paramètre d'accès à votre espace de données est soit "Seulement les personnes des domaines d'email que je spécifie", soit "Toute personne avec le lien (avec notification par email)", les invités peuvent accéder à votre espace de données sans votre approbation explicite pour chacun d'entre eux.
Lorsque de tels invités entrent dans votre espace de données pour la première fois, ils sont ajoutés en tant que nouveaux invités de l'espace de données avec la permission d'invité par défaut.
Si vous souhaitez attribuer une autorisation différente à ces invités (qui n'est pas l'autorisation d'invité par défaut), vous pouvez soit :
❗ Remarque : En tant que propriétaire d'une salle de données, vous pouvez à tout moment modifier le paramètre Autorisation d'invité par défaut dans les paramètres de la salle de données. |
Scénario 2 : lorsque vous approuvez la demande d'accès à votre data room d'une personne
Si une personne qui n'a pas été invitée à rejoindre votre data room tente d'y accéder, elle verra apparaître une option lui permettant de demander l'accès.
En tant que propriétaire (ou copropriét.) de la data room, vous pouvez désormais examiner et gérer toutes les demandes d'accès à partir de l'onglet Demandes d'accès sous Invités.
À partir de cette page, vous pouvez :
Rechercher des demandes par nom d'invité, adresse e-mail ou salle de données
Approuver, refuser ou supprimer une ou plusieurs demandes
Lorsque vous approuvez une demande, l'invité est ajouté à votre salle de données avec l'aut. invité par défaut.
Il recevra une notification automatique par e-mail confirmant son accès.
❗ Remarque : ce scénario s'applique quel que soit le paramètre d'accès de votre salle de données (par exemple, « Seules les personnes que je spécifie », « Personnes provenant de domaines spécifiques » ou « Personne avec lien »). |
Scénario 3 : Lorsque vous ajoutez de nouveaux invités à votre espace de données
Lorsque vous ajoutez de nouveaux invités à votre espace de données, le champ Autorisation est présélectionné de manière à correspondre au paramètre Autorisation par défaut des invités de votre espace de données.
Si vous le souhaitez, vous pouvez choisir un paramètre différent pour l'autorisation lors de l'ajout de nouveaux invités.
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