Avec le File Versioning, vous pouvez remplacer un ou plusieurs fichiers existants dans une data room par une nouvelle version de ces fichiers.
Il y a deux façons de remplacer des fichiers dans une data room : la méthode classique, ou en utilisant une action de glisser-déposer.
💡 Astuce de pro : Le remplacement de fichiers à l'aide de l'action glisser-déposer est utile lorsque vous souhaitez remplacer plusieurs fichiers à la fois. |
Remarque : actuellement, les fichiers vidéo et audio ne peuvent pas être remplacés. Si vous devez mettre à jour des fichiers vidéo ou audio avec de nouvelles versions, veuillez supprimer le fichier existant et télécharger la dernière version du fichier dans la salle de données.
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Comment remplacer des fichiers dans une salle de données (méthode classique)
Étape 1 : Entrez dans votre espace de travail. Assurez-vous d'être dans la section Fichiers (vérifiez le coin supérieur droit).
Étape 2 : Cliquez sur les trois points (...) du fichier que vous souhaitez remplacer par une nouvelle version. Dans le menu déroulant, sélectionnez Remplacer.
Vous pouvez également faire un clic droit sur le fichier et cliquer sur Remplacer.
Étape 3 : Cliquez sur le bouton Charger pour sélectionner un fichier sur votre ordinateur. Ce fichier remplacera le fichier existant en tant que nouvelle version.
❗ Remarque : Pour remplacer le fichier existant, la nouvelle version du fichier doit être dans le même format. Par exemple, si vous remplacez un fichier .doc, la nouvelle version du fichier doit également être un fichier .doc. |
Sous Commentaire sur la version du fichier, vous pouvez inclure quelques notes sur la nouvelle version du fichier. Cette option est facultative.
Étape 4 : Une fois que vous avez terminé, vous pouvez cliquer sur le bouton Remplacer et notifier les invités. Cela remplacera le fichier existant par le fichier téléchargé et une notification par courriel sera envoyée aux invités de votre salle de données.
Sinon, vous pouvez cliquer sur le bouton Remplacer et ignorer les notifications. Ce bouton remplacera le fichier existant sans en avertir vos invités par courrier électronique.
Comment remplacer des fichiers dans un espace de données (par glisser-déposer)
Vous pouvez remplacer un ou plusieurs fichiers dans votre espace de données par une action de glisser-déposer, si le nouveau fichier porte le même nom que le fichier existant.
Le nouveau fichier sera alors téléchargé comme une nouvelle version du fichier existant. Cela signifie que les statistiques du fichier existant ne seront pas perdues.
Cela fonctionne pour tous les formats de fichiers pris en charge, à l'exception des fichiers vidéo et audio.
❗ Remarque : Si vous téléchargez un fichier vidéo ou audio portant le même nom qu'un fichier vidéo ou audio existant, votre nouveau fichier sera téléchargé en tant que fichier distinct avec un numéro en suffixe de son nom de fichier. Par exemple, Video.mp4 sera téléchargé sous le nom Video (1).mp4. |
Étape 1 : Entrez dans votre espace de données. Faites glisser les fichiers de votre ordinateur vers votre espace de travail. Veillez à ce que les fichiers portent le même nom que les fichiers existants par lesquels vous souhaitez les remplacer. Les fichiers doivent également être dans le même format que les fichiers existants.
Étape 2 : Une fenêtre contextuelle apparaît, vous offrant trois options :
Annuler le téléchargement : Cette option annule l'ensemble du téléchargement. Aucun fichier ne sera téléchargé.
Ignorer les fichiers en double : Les fichiers en double ne seront pas téléchargés. Tous les autres fichiers seront téléchargés normalement.
Continuer le téléchargement : Les fichiers dupliqués remplaceront leurs fichiers existants respectifs en tant que nouvelles versions. Tous les autres fichiers seront téléchargés normalement. (Remarque : si vous choisissez cette option, les fichiers dupliqués aux formats vidéo et audio ne remplaceront pas leurs fichiers existants respectifs. Au lieu de cela, ces fichiers seront téléchargés séparément avec un nom de fichier modifié).
Cliquez sur le bouton Continuer le téléchargement.
Comment vérifier si les fichiers existants ont été remplacés par les nouveaux fichiers en tant que nouvelle version ?
Étape 1 : Entrez dans la salle de données. Dans votre répertoire de fichiers, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le fichier et sélectionnez Historique des versions.
Vous pouvez également cliquer sur les trois points (...) à côté de la date de téléchargement du fichier, puis sélectionner Historique des versions.
Étape 2 : Vous devriez voir une liste des versions du fichier, y compris la date et l'heure auxquelles chaque version a été téléchargée.
Les invités d'une data room peuvent-ils voir les anciennes versions d'un fichier ?
Si le propriétaire, le copropriétaire ou le contributeur de la data room a remplacé un fichier par une nouvelle version, alors oui, les invités pourront voir les anciennes versions de votre fichier envoyé.
Pour ce faire, ils devront cliquer sur le ⓘ à côté du nom du fichier dans la visionneuse de fichiers.
C'est ce que vos invités devront faire pour voir les anciennes versions d'un fichier :
Si vous ne souhaitez pas que vos invités puissent consulter les anciennes versions des fichiers que vous avez envoyés, nous vous recommandons de procéder de l'une des manières suivantes :
Réglez le fichier périmé sur "Pas d'accès" pour vos invités et téléchargez la nouvelle version du fichier séparément. Vos invités ne pourront ni consulter ni accéder au fichier. Les statistiques du fichier seront conservées.
Supprimer le fichier périmé et télécharger la nouvelle version du fichier séparément. Le fichier obsolète sera définitivement supprimé de la salle de données. Les statistiques du fichier seront également perdues.
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