Wenn Sie eine Gruppe von Gästen haben, für die Sie dieselben Berechtigungen zuweisen möchten, können Sie dies mit der Funktion Gruppen tun.
Anstatt die Berechtigungen für jeden einzelnen Gast zu ändern, können Sie mit dieser Funktion allen Mitgliedern einer Gruppe mit nur wenigen Klicks dieselben Berechtigungen zuweisen.
❗ Hinweis: Nur der Datenraumbesitzer und die Miteigentümer können Gruppen erstellen, Datenraumgäste zu Gruppen zuweisen und Änderungen an Gruppen vornehmen. |
Liste der Inhalte
So erstellen Sie eine neue Gruppe
Schritt 1: Betreten Sie den Datenraum. Klicken Sie auf GÄSTE in der oberen rechten Ecke.
Schritt 2: Sie werden auf die Seite Gäste weitergeleitet. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Gruppen.
Schritt 3: Klicken Sie auf die Schaltfläche Gruppe erstellen.
Schritt 4: Geben Sie Ihrer Gruppe einen Namen und fügen Sie die Datenraumgäste hinzu, die Sie in dieser Gruppe haben möchten.
❗ Hinweis: Sie können nur bestehende Datenraumgäste zu einer Gruppe hinzufügen. Bitte stellen Sie sicher, dass Sie Gäste in Ihren Datenraum eingeladen haben, bevor Sie sie zu einer Gruppe hinzufügen. Erfahren Sie, wie Sie Gäste in einen Datenraum einladen |
Schritt 5: Wählen Sie unter Berechtigung eine Berechtigung aus, die für alle Gäste in dieser Gruppe gelten soll.
Kein Zugriff: Gäste können nicht auf Dateien oder Ordner zugreifen, für die sie diese Berechtigung haben. Sie werden auch die Liste dieser Dateien oder Ordner im Datenraum nicht sehen.
Anzeigen: Damit können Gäste die Dateien in den zugänglichen Ordnern anzeigen, aber nicht drucken oder herunterladen.
Drucken: Damit können Gäste die Dateien in den zugänglichen Ordnern anzeigen und drucken, aber nicht herunterladen.
Herunterladen (PDF): Damit können Gäste die Dateien in den zugänglichen Ordnern im PDF-Format anzeigen, ausdrucken und herunterladen. Wenn Sie die Funktion "Dynamische Wasserzeichen" aktiviert haben, müssen Sie diese Berechtigung auswählen, wenn die Wasserzeichen auf den heruntergeladenen Dateien erscheinen sollen.
Herunterladen (Original): Mit dieser Berechtigung können Gäste Dateien in den zugänglichen Ordnern im Originalformat anzeigen, drucken und herunterladen.
Mitwirkende: Damit können Gäste Dateien oder Unterordner in zugänglichen Ordnern hinzufügen, anzeigen, drucken und herunterladen. Sie können außerdem Dateien oder Unterordner umbenennen, ersetzen, löschen, neu anordnen, verschieben und kopieren sowie Dateiversionen wiederherstellen.
Granulare Berechtigungen: Wählen Sie diese Option, wenn Sie die Berechtigungen für diese Gruppe auf Ordner- oder Dateiebene festlegen möchten. Wenn Sie diese Option ausgewählt haben, klicken Sie auf Granulare Berechtigungen bearbeiten, um die Berechtigungen für bestimmte Ordner und/oder Dateien festzulegen. (Hinweis: Granulare Berechtigungen auf Dateiebene sind nur für Teampläne und höher verfügbar).
Schritt 6: Wählen Sie unter "Zugriffsablauf" die Option "Zu einem festen Datum und einer festen Uhrzeit ablaufen", wenn Sie festlegen möchten, wann der Zugriff für diese Gäste beginnen und enden soll.
💡 Profi-Tipp: Der Zugriffsablauf kann nützlich sein, wenn Sie möchten, dass eingeladene Gäste für einen begrenzten Zeitraum auf Ihren Datenraum zugreifen können, aber den Datenraum nicht ablaufen lassen möchten. Sie können dann immer wieder neue Gäste in denselben Datenraum einladen und deren Zugang entsprechend auslaufen lassen. |
Alternativ dazu können Sie "Zugriffsablauf" auf die Standardeinstellung "Aus" setzen. Sie können die Gäste später immer noch entfernen oder den Zugang für diese Gäste bei Bedarf vorübergehend entziehen.
Schritt 7: Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Erstellen, um Ihre Gruppe zu erstellen.
Hinzufügen von Datenraumgästen zu einer bestehenden Gruppe
Wenn Sie bereits eine bestehende Gruppe haben, können Sie ihr neue Datenraumgäste hinzufügen.
Schritt 1: Betreten Sie den Datenraum. Klicken Sie auf GÄSTE in der oberen rechten Ecke.
Schritt 2: Sie werden auf die Seite Gäste weitergeleitet. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Gruppen.
Schritt 3: Klicken Sie auf die drei Punkte (...) für die Gruppe, der Sie Datenraumgäste hinzufügen möchten. Alternativ können Sie auch auf den Namen der Gruppe klicken oder mit der rechten Maustaste auf die Gruppe klicken.
Schritt 4: Fügen Sie unter Gruppenmitglieder die Datenraumgäste zur Gruppe hinzu.
Schritt 5: Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche Speichern.
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Bitte beachten Sie, dass die Übersetzungen von KI generiert werden und Ungenauigkeiten enthalten können.