Si vous êtes propriétaire ou copropriétaire d'une data room, vous pouvez à tout moment modifier les paramètres de votre data room.
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Comment modifier les paramètres de votre data room
Étape 1 : Accédez à la data room concernée. Cliquez sur Paramètres dans le coin supérieur droit.
Étape 2 : Vous serez dirigé vers la page Paramètres de la salle de données. Vous pouvez y modifier les paramètres de la salle de données.
Étape 3 : Une fois que vous avez terminé, cliquez sur le bouton Enregistrer pour sauvegarder vos nouveaux paramètres.
Quels sont les différents paramètres de la salle de données ?
Accès*
Définit le type d'invités qui peuvent être ajoutés à votre data room :
Uniquement les personnes que je spécifie
Uniquement les personnes des domaines que je spécifie
Toute personne disposant d'un lien (vérification par e-mail)
Autorisation par défaut pour les invités*
Définit l'autorisation par défaut pour les invités auxquels aucune autorisation n'a été attribuée. Lorsqu'un nouvel invité est ajouté à une salle de données, il s'agit de son autorisation par défaut.
Conditions d'accès
Si cette option est activée, vos invités doivent accepter vos conditions légales avant de pouvoir accéder à votre espace de données et consulter les fichiers qui s'y trouvent.
Vous pouvez définir cette option pour que les invités acceptent les conditions de l'organisation ou des conditions personnalisées pour l'espace de données.
Expiration de la salle de données
Activez cette option si vous souhaitez définir une date et une heure d'expiration pour votre espace de données.
Après la date et l'heure d'expiration, les invités ne pourront plus accéder à l'espace de données. Le propriétaire et les copropriétaires pourront toujours accéder à la salle de données et consulter les fichiers qui s'y trouvent.
Filigrane dynamique
Activez cette option si vous souhaitez décourager les invités de partager vos fichiers sans autorisation ou si vous souhaitez mettre l'accent sur la confidentialité de vos fichiers.
Avec le filigrane dynamique, vous pouvez décider
Ce qui doit être affiché : Votre texte personnalisé, l'adresse électronique de l'internaute, son adresse IP et/ou la date et l'heure de la visualisation.
La position du filigrane : Carreau, centre, en haut à gauche, en haut à droite, en bas à gauche ou en bas à droite.
Couleur du filigrane : Gris, bleu ou rouge
Bouclier d'écran
Découragez les captures d'écran en réduisant la zone d'affichage de l'écran à l'aide d'un filtre filigrané. Lorsque cette option est activée, les destinataires doivent déployer beaucoup plus d'efforts pour capturer et assembler les informations dans un document, car ils ne peuvent voir qu'une partie du document à la fois.
Il convient de noter qu'une sécurité accrue s'accompagne d'un plus grand nombre d'inconvénients. Le destinataire devra faire plus d'efforts pour visualiser votre document. C'est pourquoi nous recommandons de n'utiliser cette fonction que pour les documents hautement confidentiels.
Index des fichiers
Activez l'option Index des fichiers pour attribuer automatiquement un numéro d'index à chacun de vos fichiers et dossiers dans la salle de données. L'index des fichiers est activé par défaut.
Pour trouver cette fonction, entrez dans votre data room > Paramètres > Préférences > Paramètres avancés - Utiliser les valeurs par défaut (cliquez sur le bouton pour désactiver) > Index des fichiers
Lorsque cette fonction est activée, vous pouvez exporter l'Index des fichiers sous forme de fichier Excel pour obtenir une liste complète de tous les fichiers et dossiers de votre data room.
Liste des invités
Vous pouvez choisir de rendre la liste des invités de votre data room visible ou invisible pour vos invités, avec les options suivantes :
Cacher : La liste des invités ne sera visible par personne.
Afficher les propriétaires et les personnes du même groupe : La liste des invités sera visible pour les propriétaires et les copropriétaires. Les invités d'un même groupe pourront également se voir sur la liste des invités.
Afficher tout le monde : La liste des invités sera visible par toutes les personnes présentes dans la data room.
La liste des invités est réglée sur Masquer par défaut.
Notification de nouveau fichier
Vous pouvez choisir parmi les options suivantes :
Me demander à chaque fois : Chaque fois que de nouveaux fichiers sont ajoutés à la salle de données, une fenêtre pop-up demandera toujours à l'uploader s'il souhaite notifier les invités par email.
Toujours envoyer : Chaque fois que de nouveaux fichiers sont ajoutés à la salle de données, tous les invités seront avertis par courrier électronique, si l'invité a autorisé les notifications.
Ne pas envoyer : Lorsque de nouveaux fichiers sont ajoutés à la salle de données, aucune fenêtre contextuelle n'apparaît et aucune notification par courrier électronique n'est envoyée.
Note : Un invité d'un espace de données peut choisir de ne pas recevoir de notifications par email pour les nouveaux fichiers, même si la notification de nouveaux fichiers est activée.
*Disponible uniquement pour les espaces de données créés après le 20 août 2018.
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Les traductions sont générées par une intelligence artificielle et peuvent contenir des inexactitudes.