Si vous avez un groupe d'invités auxquels vous souhaitez attribuer les mêmes permissions, vous pouvez le faire avec la fonctionnalité Groupes.
Avec cette fonctionnalité, au lieu de modifier les autorisations un invité à la fois, vous pouvez attribuer les mêmes autorisations à tous les membres d'un groupe en quelques clics.
❗ Note : Seuls le propriétaire de la data room et les copropriétaires peuvent créer des groupes, assigner des invités de la data room à des groupes et effectuer des modifications liées aux groupes. |
Liste des contenus
Comment créer un nouveau groupe
Étape 1 : Entrez dans la salle de données. Cliquez sur INVITÉS dans le coin supérieur droit.
Étape 2 : Vous serez dirigé vers la page Invités. Dans la barre latérale gauche, cliquez sur Groupes.
Étape 3 : Cliquez sur le bouton Créer un groupe.
Étape 4 : Nommez votre groupe et ajoutez les invités de la data room que vous souhaitez voir figurer dans ce groupe.
❗ Remarque : Vous ne pouvez ajouter que des invités de data room existants à un groupe. Veuillez vous assurer que vous avez invité des invités dans votre data room avant de les ajouter à un groupe. Découvrez comment inviter des invités dans une data room |
Étape 5 : Sous Autorisation, choisissez une autorisation qui s'appliquera à tous les invités de ce groupe.
Pas d'accès : Les invités ne pourront pas accéder aux fichiers ou dossiers pour lesquels ils disposent de ces autorisations. Ils ne verront pas non plus la liste de ces fichiers ou dossiers dans la salle de données.
Voir : Cette autorisation permet aux invités de visualiser, mais pas d'imprimer ou de télécharger les fichiers contenus dans les dossiers accessibles.
Imprimer : Cette autorisation permet aux invités de visualiser et d'imprimer, mais pas de télécharger les fichiers contenus dans les dossiers accessibles.
Télécharger (PDF) : Cette option permet aux visiteurs de visualiser, d'imprimer et de télécharger les fichiers contenus dans les dossiers accessibles au format PDF. Si vous avez activé les filigranes dynamiques, vous devez sélectionner cette autorisation si vous voulez que les filigranes apparaissent sur les fichiers téléchargés.
Télécharger (original) : Cette autorisation permet aux invités de visualiser, d'imprimer et de télécharger les fichiers contenus dans les dossiers accessibles dans leur format d'origine.
Contributeurs : Cette option permet aux invités d'ajouter, d'afficher, d'imprimer et de télécharger des fichiers ou des sous-dossiers dans les dossiers accessibles. Ils pourront également renommer, remplacer, supprimer, réorganiser, déplacer et copier des fichiers ou des sous-dossiers, ainsi que restaurer des versions de fichiers.
Permissions granulaires : Choisissez cette option si vous souhaitez définir les autorisations pour ce groupe au niveau du dossier ou du fichier. Une fois cette option sélectionnée, cliquez sur Modifier les autorisations granulaires pour définir les autorisations pour des dossiers et/ou des fichiers spécifiques. (Remarque : les autorisations granulaires au niveau des fichiers ne sont disponibles que pour les plans d'équipe et les plans supérieurs).
Étape 6 : Sous Expiration de l'accès, sélectionnez "Expirer à une date et une heure fixes" si vous souhaitez spécifier quand l'accès de ces invités doit commencer et se terminer.
💡 Conseil de pro : L'expiration de l'accès peut être utile si vous souhaitez que les invités accèdent à votre espace de données pendant une période limitée, mais que vous ne souhaitez pas que l'espace de données expire. Vous pourrez alors continuer à inviter de nouveaux invités dans la même salle de données et définir l'expiration de leur accès en conséquence. |
Vous pouvez également laisser l'expiration de l'accès sur le paramètre par défaut "Désactivé". Vous pourrez toujours supprimer les invités plus tard, ou révoquer temporairement l'accès de ces invités si nécessaire.
Étape 7 : Une fois que vous avez terminé, cliquez sur le bouton Créer pour créer votre groupe.
Comment ajouter des invités à un groupe existant ?
Si vous avez déjà un groupe existant, vous pouvez y ajouter de nouveaux invités de la salle de données.
Étape 1 : Entrez dans la salle de données. Cliquez sur INVITÉS dans le coin supérieur droit.
Étape 2 : Vous serez dirigé vers la page Invités. Dans la barre latérale gauche, cliquez sur Groupes.
Étape 3 : Cliquez sur les trois points (...) du groupe auquel vous souhaitez ajouter des invités à la salle de données. Vous pouvez également cliquer sur le nom du groupe ou faire un clic droit sur le groupe.
Étape 4 : Sous Membres du groupe, ajoutez les invités de la salle de données au groupe.
Étape 5 : Une fois que vous avez terminé, cliquez sur le bouton Enregistrer.
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Les traductions sont générées par une intelligence artificielle et peuvent contenir des inexactitudes.