Se avete un gruppo di ospiti a cui volete assegnare le stesse autorizzazioni, potete farlo con la funzione Groups.
Con questa funzione, invece di modificare le autorizzazioni per un ospite alla volta, è possibile assegnare le stesse autorizzazioni a tutti i membri di un gruppo in pochi clic.
❗ Nota: solo il proprietario della sala dati e i comproprietari possono creare gruppi, assegnare gli ospiti della sala dati ai gruppi e apportare modifiche ai gruppi. |
Elenco dei contenuti
Come creare un nuovo gruppo
Fase 1: entrare nella sala dati. Fare clic su GUESTS nell'angolo in alto a destra.
Fase 2: si accede alla pagina Ospiti. Nella barra laterale sinistra, fare clic su Groups.
Fase 3: Fare clic sul pulsante Create group.
Fase 4: assegnare un nome al gruppo e aggiungere gli ospiti della sala dati che si desidera far parte del gruppo.
❗ Nota: è possibile aggiungere a un gruppo solo gli ospiti della sala dati esistenti. Assicurarsi di aver invitato gli ospiti della sala dati prima di aggiungerli a un gruppo. Per sapere come invitare gli ospiti a una sala dati |
Fase 5: in Permission, scegliere un'autorizzazione da applicare a tutti gli ospiti del gruppo.
No Access: Gli ospiti non potranno accedere ai file o alle cartelle in cui hanno queste autorizzazioni. Non vedranno nemmeno l'elenco di tali file o cartelle nella sala dati.
View: Consente agli ospiti di visualizzare, ma non di stampare o scaricare i file all'interno delle cartelle accessibili.
Print: Consente agli ospiti di visualizzare e stampare, ma non di scaricare i file all'interno delle cartelle accessibili.
Download (PDF): Consente agli ospiti di visualizzare, stampare e scaricare i file all'interno delle cartelle accessibili in formato PDF. Se avete attivato le filigrane dinamiche, dovete selezionare questa autorizzazione se volete che le filigrane appaiano sui file scaricati.
Download (Original): Consente agli utenti di visualizzare, stampare e scaricare i file all'interno delle cartelle accessibili nel loro formato originale.
Contributors: Consente agli ospiti di aggiungere, visualizzare, stampare e scaricare file o sottocartelle all'interno delle cartelle accessibili. Potranno inoltre rinominare, sostituire, eliminare, riordinare, spostare e copiare file o sottocartelle, nonché ripristinare le versioni dei file.
Granular Permissions: Scegliere questa opzione se si desidera definire le autorizzazioni per questo gruppo a livello di cartella o di file. Una volta selezionato, fare clic su Edit Granular Permissions per definire le autorizzazioni per cartelle e/o file specifici. (Nota: le Autorizzazioni granulari a livello di file sono disponibili solo per i piani Team e superiori).
Fase 6: in Access Expiry, selezionare "Expire on a fixed date & time" se si desidera specificare quando l'accesso per questi ospiti deve iniziare e terminare.
💡 Suggerimento: La scadenza dell'accesso può essere utile se si desidera che gli ospiti invitati accedano alla sala dati per un periodo limitato, ma non si vuole impostare la data di scadenza della sala dati. In questo modo si potrà continuare a invitare nuovi ospiti nella stessa data room e impostare la scadenza del loro accesso di conseguenza.
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In alternativa, lasciare Access Expiry "Off" per la scadenza dell'accesso. Sarà comunque possibile rimuovere gli ospiti in un secondo momento o revocare temporaneamente l'accesso a questi ospiti, se necessario.
Fase 7: Una volta terminato, fare clic sul pulsante Create per creare il gruppo.
Come aggiungere gli ospiti della sala dati a un gruppo esistente
Se si dispone già di un gruppo esistente, è possibile aggiungere nuovi ospiti alla sala dati.
Fase 1: entrare nella sala dati. Fare clic su GUESTS nell'angolo in alto a destra.
Fase 2: si accede alla pagina Ospiti. Nella barra laterale sinistra, fare clic su Groups.
Fase 3: fare clic sui tre punti (...) per il gruppo a cui si desidera aggiungere gli ospiti della sala dati. In alternativa, è possibile fare clic sul nome del gruppo o fare clic con il pulsante destro del mouse sul gruppo.
Fase 4: in Group Members, aggiungere gli ospiti della sala dati al gruppo.
Fase 5: al termine, fare clic sul pulsante Save.
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