Une fois que vous vous serez inscrit pour un essai gratuit sur Digify, vous aurez accès à des fonctionnalités disponibles sur notre plan Team, sur une base limitée.
Voici nos recommandations pour tirer le meilleur parti de votre essai.
Liste des contenus
Paramètres administratifs
Fonctions de sécurité
Salles de données
Plug-ins Digify (Digify pour Gmail, Digify pour Outlook)
Ajouter des membres à votre équipe d'essai
(Uniquement disponible sur les plans Team & Business)
Lorsque vous vous inscrivez à un essai, vous êtes automatiquement assigné comme administrateur d'une équipe de 3 utilisateurs, y compris vous-même.
Si vous avez l'intention d'utiliser Digify à un niveau organisationnel, nous vous recommandons d'inviter vos collègues, collaborateurs ou membres d'équipe à votre équipe d'essai. Voici comment procéder :
Étape 1 : Depuis votre tableau de bord, cliquez sur votre avatar et votre nom en haut à droite. Dans le menu déroulant, cliquez sur Paramètres d'administration.
Étape 2 : Dans la page Paramètres d'administration, cliquez sur MEMBRE.
Sous Inviter un membre, saisissez les adresses électroniques des deux personnes que vous souhaitez ajouter à votre équipe d'essai.
Sous Permissions, choisissez entre "Utilisateur" et "Admin". Il s'agit des autorisations accordées à vos deux membres.
Une fois cela fait, cliquez sur le bouton Inviter.
❗ Note : Pour des raisons de sécurité, les membres de votre équipe n'ont pas automatiquement accès aux espaces de données dont vous ou un autre membre de votre équipe êtes propriétaire. Ils doivent être ajoutés en tant qu'invités par le propriétaire de la salle de données. |
Créer des préréglages de sécurité pour votre équipe
(Disponible sur tous les plans)
En tant qu'administrateur de votre équipe d'essai, vous pouvez également créer des Presets de sécurité pour votre équipe. Il s'agit de préréglages de sécurité que votre équipe peut choisir lorsqu'elle envoie des fichiers avec Document Security.
Par exemple, vous pouvez définir trois préréglages de sécurité différents intitulés "Public", "Interne" et "Confidentiel".
Étape 1 : Depuis votre tableau de bord, cliquez sur votre avatar et votre nom en haut à droite. Dans le menu déroulant, cliquez sur Paramètres d'administration.
Étape 2 : Dans la page Paramètres d'administration, cliquez sur SÉCURITÉ DES DOCS.
Sous PRESET, cliquez sur le bouton Créer un Preset.
Étape 3 : Une fenêtre contextuelle apparaît, vous permettant de choisir les paramètres de sécurité souhaités.
Si vous choisissez "Non défini", cela permettra à votre équipe de choisir le paramètre particulier pour ce préréglage. Par exemple, si le paramètre "Permissions" est "Non défini", votre équipe pourra choisir entre "Autoriser le téléchargement" et "Interdire le téléchargement" chaque fois qu'elle sélectionnera ce préréglage.
Vous pouvez également choisir de cocher la case "Afficher le nom du préréglage dans la visionneuse de fichiers". Si cette option est activée, le nom du préréglage correspondant au fichier sera toujours affiché lors de la visualisation du fichier.
Étape 4 : une fois que vous avez créé les préréglages souhaités, vous pouvez les réorganiser. L'ordre de vos préréglages est l'ordre dans lequel vos membres les verront.
Si vous souhaitez donner à vos membres la possibilité de personnaliser leurs propres paramètres de sécurité (au-delà de ces préréglages) lors de l'envoi d'un fichier avec Document Security, vous pouvez activer l'option Personnalisé en cliquant sur le bouton de basculement.
Si vous désactivez l'option Personnalisé, vos membres ne pourront utiliser que les paramètres de sécurité prédéfinis que vous avez définis.
Utiliser votre logo et les couleurs de votre marque
(Disponible sur tous les plans)
Votre logo et les couleurs de votre marque seront visibles par les destinataires de vos fichiers et les invités de votre salle de données. En savoir plus
Étape 1 : Depuis votre tableau de bord, cliquez sur votre nom et votre avatar dans le coin supérieur droit. Dans le menu déroulant, sélectionnez Paramètres d'administration.
Étape 2 : Vous serez dirigé vers la page Paramètres d'administration. Cliquez sur la section Branding.
Étape 3 : Sous Changer de logo, cliquez sur le bouton Développer.
Cliquez sur le bouton Modifier pour télécharger votre logo. Veillez à ce que l'image de votre logo réponde aux deux critères suivants :
Il doit s'agir d'un fichier .png avec un arrière-plan transparent.
Le fichier image ne doit pas dépasser 400 x 400 pixels.
Une fois téléchargé, vous pouvez maintenant ajuster la taille et la position de votre logo pour l'adapter au cadre.
Voici une brève vidéo illustrant la manière dont vous pouvez ajuster l'image de votre logo :
Une fois que vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer pour confirmer vos modifications.
Étape 5 : sous Modifier la couleur, cliquez sur le bouton Développer.
Si vous connaissez le code couleur de votre marque, vous pouvez le saisir. Sinon, vous pouvez cliquer sur Choisir une couleur et sélectionner l'icône de la pipette pour choisir une couleur à partir de votre logo.
Étape 6 : Une fois que vous avez terminé, cliquez sur le bouton Enregistrer.
Filigrane dynamique
(Disponible uniquement sur les plans Team et Business)
Avec la version d'évaluation de votre plan Team, vous pouvez définir un filigrane dynamique à appliquer à vos fichiers pour dissuader les destinataires de les partager avec des personnes non autorisées.
Vous pouvez choisir entre différentes positions (tuile, centre, pied de page), couleurs (gris, rouge, bleu), et décider ce qui doit être affiché dans le filigrane (votre choix de texte, l'adresse e-mail du spectateur, l'adresse IP du spectateur, et/ou la date et l'heure de la visualisation).
Mise en place d'une salle de données
Avec votre version d'essai, vous pouvez inviter jusqu'à 5 personnes à participer à une salle de données.
Voici quelques guides pratiques sur la création d'une salle de données :
Page d'information sur la salle de données (disponible uniquement sur les plans Team et Business)
Permissions granulaires au niveau des fichiers
(Uniquement disponible sur les plans Team et Business)
Lors de la configuration d'une salle de données, vous pouvez définir l'une des autorisations par défaut suivantes pour les invités, qui s'appliquera à chaque fois aux nouveaux invités :
Affichage : Visualisation uniquement, pas d'impression, pas de téléchargement
Imprimer : Visualiser et imprimer des fichiers
Télécharger (PDF) : Afficher, imprimer et télécharger les fichiers au format PDF (ce paramètre est nécessaire pour préserver les filigranes dynamiques).
Télécharger (original) : Visualiser, imprimer et télécharger les fichiers au format original
Contribuer : Affichage, impression, téléchargement, chargement et suppression de fichiers
Autorisations de groupe : Autorisations prédéfinies pour un groupe spécifique. En savoir plus
En outre, vous pouvez définir des autorisations pour vos invités à un niveau plus granulaire, si vous le souhaitez. Cela vous permet de mieux contrôler chaque invité et chaque fichier de votre espace de travail.
Étape 1 : Entrez dans votre espace de données. Cliquez sur Invités en haut à droite.
Étape 2 : Dans la page Invités, cliquez sur Vue d'ensemble dans la barre latérale.
Étape 3 : Une fenêtre contextuelle apparaît, vous permettant de gérer les autorisations par invité (barre latérale gauche), et pour chaque invité, les autorisations pour chaque fichier dans la salle de données.
Étape 4 : Une fois que vous avez défini les autorisations pour votre invité, cliquez sur le bouton Enregistrer.
Plugins Digify
(Disponible sur tous les plans)
Vous pouvez installer nos plug-ins Digify pour votre fournisseur de messagerie. Ces plug-ins vous permettent d'envoyer des pièces jointes sécurisées que vous pouvez suivre et annuler à tout moment.
Liens connexes
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